Je cherche à créer un formulaire à partir de données existantes mises à disposition par les RH sur la composition de l’équipe. A cela, nous demandons aux managers de remplir cette base de données en anticipant les recrutements, mobilités internes, sorties du personnel selon les données qu’ils ont en leur possession et la stratégie.
J’aimerai border cela sous un formulaire excel afin qu’ils ne remplissent que ce qui est important et que le reste se calcule automatiquement mais par contre si une donnée n’est pas remplie, ils ne peuvent valider le formulaire par exemple.
Je ne suis pas du tout formée au VBA et c’est pour cette raison que je fais appel à votre aide.
J’ai indiquée toute les explications dans un onglet. Je reste disponible pour répondre aux questions.
Pas facile au regard de tes commentaires de bien cerner ton attendu
Je te propose de réaliser ton formulaire étape par étape
Décris précisément sa composition : les différents champs à saisir ceux qui le seront manuellement et ceux qui feront l’objet d’une liste déroulante en donnant leur source
Je suppose car ce n’est pas clairement établit dans tes directives que ce formulaire doit alimenter ou modifier les données de l’onglet « Budget »
On pourrait dans ce formulaire avoir une vision de cet onglet par l’intermédiaire d’une listebox avec choix possible et récupération dans le formulaire de ce choix pour modification des données gérées par celui-ci
Un lien très précis entre toutes ces données de ce formulaire et celles de l’onglet doit être clairement établit
Dans un premier temps donc cette base à construire les améliorations et spécificités seront mis en place dans un second temps
Il serait souhaitable que toute cette description soit étayé d’exemples la meilleur façon d’éviter des erreurs d’interprétation
Merci beaucoup pour votre retour.
En effet, je comprends que ce ne soit pas clair de l’extérieur. Par conséquent, j’ai construis en quelque sorte un « cahier des charges » pour établir la vision que j’ai de ce fichier. Je suis également preneuse de meilleures solutions s’il y a.
J’espère avoir été le plus claire possible dans ce qui est souhaitable. Bien entendu, je reste tout à fait disposée à échanger si nécessaire.
En vous remerciant grandement de l’aide!
Crdt,
gpil
Voici ma première approche
Un formulaire photo de l’onglet « Budget » de la colonne A à la colonne R à partir de la ligne 8
Un textbox de l’ensemble des données selon ces critères
18 fenêtres soit de textbox à saisir manuellement soit de combobox pour reporter toutes les données d’un choix
Pour l’instant dans le textbox général tu sélectionnes un ensemble de données et tu cliques sur le bouton « SELECTIONNER »
Les 18 fenêtres se remplisses des données correspondantes en rapport avec la sélection
Celles-ci peuvent être une à une modifiée soit manuellement soit en effectuant un choix dans une liste
Je n’ai pas encore réalisé de code pour reporter les modifications effectuées onglet « Budget »
Par le biais d’un bouton « MODIFIER » cette opération peut être mise en place
Idem si l’on souhaite ajouter ou supprimer par un bouton dédié à l’opération
Avant d’aller plus loin merci de me donner tes remarques et corrections éventuelles
Onglet « Budget » cliques sur le bouton « Formulaire »
Bonjour,
Je viens de faire quelques tests, merci.
Ce que je constate, c’est que en effet on peut passer facilement sur les 4 boutons en fonction des choix que l’on veut faire sur les lignes pour ajouter / modifier une ligne. Toutefois, certaines cellules ne sont pas verrouillées ou ouvertes en fonction des thèmes (peut-être que c’est l’étape suivante?) :
Exemples :
Si on veut modifier la ligne 3, qui est une personne présente au 30/09/2020 et qu’elle sort en 31/01/2021 cause retraite. Je dois cliquer sur sélectionner, puis modifier, puis changer la colonne « status » par Exit 2021, puis renseigner la colonne N « attrition », puis la colonne R « Justification Exit ». Est-il possible de verrouiller les informations des autres fenêtres car finalement dans ce cadre ce sont les seules informations à renseigner et dire si l’une de ces 2 infos « attrition » et justification Exit" ne sont pas remplies si dans la colonne « status » je renseigne Exit AAAA alors je ne peux pas valider.
Même chose pour une « Open position AAAA » voir onglet cahier des charges.
Par ailleurs, je ne vois pas les différences entre la sélection de différents types de contrat. Par exemple, pour un CDD je dois remplir la date de fin (colonne N) alors que pour un CDI je ne remplie pas. Mais peut-être est-ce normal, c’est pour cette raison qu’au départ j’avais imaginer un msg box en me disant si je suis manager, je veux recruter l’année prochaine, je clique sur « Open position » et je choisis le type de contrat en fonction de cela et je détermine les éléments suivants.
Dans le formulaire, il manque également les fenêtres sur les colonnes AK et AL qui sont des listes déroulantes dans l’onglet Paramètres (respectivement S et T) qui doivent être remplie uniquement dans le cadre du « status » sur « Open position AAAA »
Dans la feuille Paramètres, ces informations se trouvent respectivement :
Colonne A
Colonne B
Colonne I
Pour cela, en clair, c’est une recherche V à partir de l’onglet Paramètres. Admettons je recrute dans le cadre d’un remplacement alors je sélectionne « Replacement » dans la colonne P et dans par recherche V si j’ai ce motif, l’info qui doit apparaître c’est : « specify the name » et à ce moment là, le manager doit remplacer « specify the name » par le nom de la personne remplacée ex : MAURICE M dans le fichier.
Par conséquent « Justification Open Position » n’est pas une liste déroulante mais le résultat de l’info qui est renseignée dans « Creation Open Position ».
Est-ce plus clair ?
Ci joint nouvelle version qui prends en compte les évolutions souhaitées sauf celles-ci pour lesquelles des précisions voir exemples pour comprendre me sont indispensables :
certaines cellules ne sont pas verrouillées ou ouvertes en fonction des thèmes
Par ailleurs, je ne vois pas les différences entre la sélection de différents types de contrat. Par exemple, pour un CDD je dois remplir la date de fin (colonne N) alors que pour un CDI je ne remplie pas. Mais peut-être est-ce normal, c’est pour cette raison qu’au départ j’avais imaginer un msg box en me disant si je suis manager, je veux recruter l’année prochaine, je clique sur « Open position » et je choisis le type de contrat en fonction de cela et je détermine les éléments suivants.
Pour cela, en clair, c’est une recherche V à partir de l’onglet Paramètres. Admettons je recrute dans le cadre d’un remplacement alors je sélectionne « Replacement » dans la colonne P et dans par recherche V si j’ai ce motif, l’info qui doit apparaître c’est : « specify the name » et à ce moment là, le manager doit remplacer « specify the name » par le nom de la personne remplacée ex : MAURICE M dans le fichier.
Par conséquent « Justification Open Position » n’est pas une liste déroulante mais le résultat de l’info qui est renseignée dans « Creation Open Position ».
Ci-joint donc ton fichier avec les autres évolutions mises en place
J’ajoute des précisions
Le formulaire est outil de facilité de saisie
Il n’est pas conçu pour arbitré en fonction de tel ou tel cas le bien fondé ou non de tel ou tel saisie
On peux mettre des garde-fous comme celui-ci qui est en place dans la dernière version :
" * Est-il possible de verrouiller les informations des autres fenêtres car finalement dans ce cadre ce sont les seules informations à renseigner et dire si l’une de ces 2 infos « attrition » et justification Exit" ne sont pas remplies si dans la colonne « status » je renseigne Exit AAAA alors je ne peux pas valider.
Même chose pour une « Open position AAAA » voir onglet cahier des charges."
Si tu souhaites d’autres contrôles du même genre il faut être très précis sur son environnement :
le contexte de base
Les obligations ou interdictions qui en découlent
Maintenant pour une utilisation la plus aisée possible ne mettre que les contrôles essentiels car leur multiplicité nuira à sa qualité en terme de simplicité
Une bonne part de l’adéquation des données mises en place doit être l’émergence du savoir de l’utilisateur et non la verbalisation du formulaire
Maintenant c’est à toi de voir mais l’intérêt qu’il suscitera en dépendra
Effectivement, cela fonctionne bien pour « Exit » désormais.
Par contre, pour « Open Position », ce ne sont pas les mêmes conditions de verrouillage donc cela ne va pas fonctionner si je comprends bien? En effet, pour le status « Open Position », il ne faudrait pas qu’il y ait obligation de remplir « attrition » et « justif exit » car c’est un recrutement, ce que j’indiquais dans l’onglet « cahier des charges » c’est que les informations obligatoires à remplir dans ce cas sont : « hires », « gross annual salary », « class/category »,« type of contract », « car? », « it equipment ».
Je comprends que si on verrouille davantage ça laisse peu de place à la simplicité, mais le soucis est que je ne voudrais pas qu’il manque des informations non saisies par les managers également.
J’ai mis les exemples dans l’onglet « cahier des charges » avec les colonnes à remplir ou pas en fonction du type de contrat renseigné CDI, CDD, Stagiaire, Prestataire, Intérim.
Pouvez-vous me dire ce qui n’est pas clair? Il me semblait avoir renseigné toutes les infos à remplir ou non en fonction du type de contrat dans chaque colonne.
J’en viens à me poser la question s’il ne faut pas dissocier chaque action « Exit », « Open position » ou « change in gross annual salary »; « mobility to »; mobility of". car les informations à renseigner ne sont pas les mêmes en fonction du statut choisi… Est-ce plus simple ?
Ok pour le contrôle propre pour Open Position il est opérationnel à ta convenance
« J’ai mis les exemples dans l’onglet « cahier des charges » avec les colonnes à remplir ou pas en fonction du type de contrat renseigné CDI, CDD, Stagiaire, Prestataire, Intérim.
Pouvez-vous me dire ce qui n’est pas clair? Il me semblait avoir renseigné toutes les infos à remplir ou non en fonction du type de contrat dans chaque colonne. »
Pour mener à bien ces contrôles j’ai rajouté un onglet « ERREURS SAISIES » qui alimente un formulaire « ERREURS_SAISIES »
J’ai conçu une première macro pour le type « CDI » (« controle_CDI »)
Lors du traitement « AJOUTER » du formulaire de saisie si le « Type of contract » est un CDI celui-ci lance cette macro
Sur le base du cahier des charges onglet « Cahier des charges ;) » tous les contrôles détaillés en colonne C paragraphe CDI sur fond vert sont réalisés
Toutes les anomalies en correspondance sont relevées et un message est ajouté onglé « ERREURS SAISIES »
Ce message est composé du nom de la donnée que l’on trouve onglet « Budget » ligne 8 sur la colonne cité onglet « Cahier des charges ;) » colonne B
Ce message avec cette donnée ainsi récupérée est suivi du message donné onglet « Cahier des charges ;) » colonne C ligne du contrôle
Ainsi les messages sont à ta main
Tu peux onglet « Cahier des charges ;) » colonne C les modifier ils suivront dans le formulaire
Il y a d’ailleur pour le 1° contrôle dans le message donné par le formulaire « ERREURS SAISIES » une faute sur le mot « RECRUITMENT » qui vient de ton onglet « Cahier des charges ;) » colonne C ligne 29
Si tu le corriges cela suivra dans le rapport fourni par le formulaire d’erreurs
Cela fonctionne test à l’appui 8 contrôles doivent être OK pour ajouter un candidat onglet « Budget » pour bien entendu le type de contrat CDI
Le moindre contrôle non OK le traitement est stoppé et le formulaire « ERREURS SAISIES » liste les erreurs
J’ai mis les colonnes date (colonne M et N onglet « Budget ») en format Texte pour une présentation de celle-ci en version française et non américaine
Pas d’autre choix (surtout les maintenir avec ce format)
Ci-joint cette nouvelle version avec toutes ces nouveautés
Testes le mais pour les contrôle qu’avec un type contrat CDI
j’ai réalisé 8 contrôles sur font vert onglet « Cahier des charges ;) »
Pour les autres sil il doivent être mis en place il me faut des explications supplémentaires quant à ce qu’ils sont censés réaliser
Si pour toi cela te convient j’étendrais ces contrôles aux 3 autres types de contrat
Dans le cas contraire dis moi ce qui ne va pas et qu’il faut corriger
Merci, en effet, tout fonctionne comme il le faut et c’est vraiment très bien d’avoir un msg d’erreur ainsi pour indiquer aux managers ce qu’ils doivent faire pour valider un recrutement. De plus, je peux modifier le msg à indiquer pour que ce soit plus directif pour les managers, c’est top !
Il y a juste un bémol, je n’arrive pas à valider totalement le nouveau recrutement dans la colonne Employee, j’indique une valeur mais le msg d’erreur revient malgré tout. Est-ce normal ?
Je ne comprends pas la faute « Recruitment », c’est en anglais c’est peut-être pour cette raison?
Pour les dates, ok je n’y vois pas d’inconvénient. Est-il possible de bloquer aux utilisateurs la possibilité de rentrer dans le formulaire une date autre que le 1er du mois soit : 01/MM/AAAA dans la colonne « Hires » et bloquer la possibilité de rentrer une autre date que le 30/31 du mois soit 30-31/MM/AAAA dans la colonne « Attrition » ?
Pour la suite qui est CDD/Stage/Alternance et Intérim et Prestataire : c’est aussi indiqué dans l’onglet cahier des charges avec les infos à renseigner ou non. Dois-je être plus précise ? N’hésitez pas à me dire ce qui doit l’être.
En effet, je l’ai indiqué de telle sorte à ce que lorsqu’on a une Open Position, le manager renseigne non pas le nom d’une personne (car on ne sais pas encore qui c’est) mais bien le mot « RECRUITMENT » quand il s’agit d’un CDI, CDD, Stage, alternant mais avec un numéro en fonction de l’ajout si possible. Mais cela ne fonctionne pas, l’ajout ne se fait pas avec msg d’erreur sur cette dénomination « RECRUITMENT »
Pour un contrat de prestataire, mettre « PRESTATAIRE » + le numéro
Pour un contrat d’intérim, mettre « INTERIM » + le numéro
Par contre, je ne peux toujours pas valider ma saisie, alors que j’ai renseigné toutes les informations :
[quote=« FFO, post:13, topic:6987 »]
L’anomalie est intégrée dans le contrôle et donc ressort dans le formulaire « ERREURS SAISIES » avec arrêt du traitement
Il est inutile et alourdirait le fonctionnement du formulaire de rajouter pour ces 2 données un traitement particulier pour interdire les saisies autres que celles attendues
[/quote] → OK ça me va totalement, du moment qu’ils ont une alerte là-dessus.
Oui, bien sûr je comprends bien qu’il ne s’agit de modifier seulement les infos dans la colonne C du cahier des charges.
Ok ça m’a l’air de bien fonctionner pour les CDD, Stage, Alternance.
Par contre, pour intérim, il y a un msg box qui dit de remplir les données ci-dessous :
Pour l’intérim, il ne doit pas y avoir le « Gross annual salary » à renseigner, ni la date « hires ». Il faudrait plutôt que le manager ait la possibilité de renseigner le nombre total de personne présente sur chaque mois de l’année car les volumes sont importants. C’est ce que j’indique dans l’onglet « cahier des charges » : Pour l’intérim, il serait plus facile de remplir le nombre d’intérimaire souhaité par mois de présence dans les colonnes de T à AI de l’onglet Budget.
Je suis bien consciente que ça doit demander bcp de travail… Mais je ne vois pas comment je pourrais demander à un manager d’ajouter ligne par ligne le nombre d’intérimaire qu’il prévoit de recruter sur l’année quand on est aux alentours de 100 intérimaires.
Pour le prestataire, cela fonctionne parfaitement.
J’ai trouvé l’origine du message qui répond à une de tes demandes :
Par contre, pour « Open Position », ce ne sont pas les mêmes conditions de verrouillage donc cela ne va pas fonctionner si je comprends bien? En effet, pour le status « Open Position », il ne faudrait pas qu’il y ait obligation de remplir « attrition » et « justif exit » car c’est un recrutement, ce que j’indiquais dans l’onglet « cahier des charges » c’est que les informations obligatoires à remplir dans ce cas sont : « hires », « gross annual salary », « class/category »,« type of contract », « car? », « it equipment ».
Tu me dis bien que pour une « Open Position »
les informations obligatoires à remplir dans ce cas sont : « hires », « gross annual salary », « class/category »,« type of contract », « car? », « it equipment »
J’ai mis effectivement un contrôle qui est celui qui t’a envoyé le message
Tu as saisi comme Statut un « Open Position » sans remplir l’intégralité de ces données d’où ce message
Tu ne m’as pas indiqué une clause particulière pour les contrats « Intérim » dans ce contexte
Qu’en est-il ?
Je reconnais qu’avec les contrôles du cahier des charges onglet « Cahier des charges ;) » pour le type Intérim c’est en pleine contradiction avec ta demande sur le sujet mais c’est à toi a le démeller et me dire
« En effet, je l’ai indiqué de telle sorte à ce que lorsqu’on a une Open Position, le manager renseigne non pas le nom d’une personne (car on ne sais pas encore qui c’est) mais bien le mot « RECRUITMENT » quand il s’agit d’un CDI, CDD, Stage, alternant mais avec un numéro en fonction de l’ajout si possible. Mais cela ne fonctionne pas, l’ajout ne se fait pas avec msg d’erreur sur cette dénomination « RECRUITMENT »
Pour un contrat de prestataire, mettre « PRESTATAIRE » + le numéro
Pour un contrat d’intérim, mettre « INTERIM » + le numéro »
J’ai mis ces contrôles ainsi :
Pour le type CDI : Indiquer : « RECRUITMENT (n°) » à suivre
J’ai bridé la saisie à « RECRUITMENT » (cette saisie obligatoire et unique)
Pour le type CDD : Indiquer : « RECRUITMENT (n°) » à suivre
J’ai bridé la saisie à « RECRUITMENT » (cette saisie obligatoire et unique)
Pour le type Prestataire : Indiquer : « PRESTATAIRE (n°) » à suivre
J’ai bridé la saisie à « PRESTATAIRE » (cette saisie obligatoire et unique)
Pour le type Intérim : Indiquer : « INTERIM (n°) » à suivre
J’ai bridé la saisie à « INTERIM » (cette saisie obligatoire et unique)
« Par contre, je ne peux toujours pas valider ma saisie, alors que j’ai renseigné toutes les informations : »
Dans cette nouvelle version ce défaut devrait avoir disparu (PB sur l’écriture du mot « RECRUITMENT »)
Testes et dis moi
" Il faudrait plutôt que le manager ait la possibilité de renseigner le nombre total de personne présente sur chaque mois de l’année car les volumes sont importants. C’est ce que j’indique dans l’onglet « cahier des charges » : Pour l’intérim, il serait plus facile de remplir le nombre d’intérimaire souhaité par mois de présence dans les colonnes de T à AI de l’onglet Budget."
Qu’attends tu de moi sur ce sujet ?
Dois je intégrer dans le formulaire ces colonnes à saisir ?
Sinon comment vois tu un automatisme à ce niveau?
Peut-être que cela n’était pas clair de ma part, mais c’est bien écrit dans l’onglet cahier des charges : ligne 22 si recrutement à prévoir puis ligne 72 en intérim sont indiqués dans les lignes que les informations à remplir sont uniquement celles qui sont en vertes.
Ce n’est pas en contradiction, c’est un type de contrat différent dans le cadre d’un recrutement qui ne nous permet pas vraiment de gérer cela de manière productive si le nombre d’intérimaire souhaité est de 50 par exemple.
L’idée c’est d’avoir une ligne Intérim pour exprimer les besoins de chaque mois. Car pour rappel, les colonne de T à AI calculerons le nombre de personnes présentes sur le mois :
1 si présent
0 si non présent
Pour l’intérim, plutôt que de créer 50 lignes par personne, il serait préférable de renseigner ces colonnes de T à Ai en indiquant par exemple :
janv = 21 intérimaires
février = 50 intérimaires
mars = 45 intérimaires
et ainsi de suite
C’est la raison pour laquelle à un moment donné je me demandais s’il fallait pas plutôt créer un formulaire par type de contrat ce qui allègerai certainement les choses ?
Est-ce qu’une macro pourrait répondre à cela en imaginant que si je valide la saisie d’une Open Position avec un « type of contract » en INTERIM, alors il me demande par un msg box? le nombre de pers à renseigner pour le mois de janvier, le mois de février, mars, et ainsi de suite…
Je confirme que valider une ligne INTERIM avec la status « Open Position AAAA » ne fonctionne pas. dans votre capture d’écran, je crois que la ligne est renseigné en « mobility of… » ce qui expliquerai que ça fonctionne pour vous, hors on est bien dans le cadre d’une « open position »
[quote=« FFO, post:16, topic:6987 »]
Dans cette nouvelle version ce défaut devrait avoir disparu (PB sur l’écriture du mot « RECRUITMENT »)
Testes et dis moi
[/quote] ça fonctionne bien cette fois ci
N’hésitez pas à me dire si c’est trop dérangeant, je comprends que le sujet n’est pas évident. je ne voudrais pas abuser de votre temps.
En tout cas, un grand merci jusqu’ici pour votre aide.
« Peut-être que cela n’était pas clair de ma part, mais c’est bien écrit dans l’onglet cahier des charges : ligne 22 si recrutement à prévoir puis ligne 72 en intérim sont indiqués dans les lignes que les informations à remplir sont uniquement celles qui sont en vertes. »
Donc en claire j’annule ce contrôle ?
Merci de me dire
« Est-ce qu’une macro pourrait répondre à cela en imaginant que si je valide la saisie d’une Open Position avec un « type of contract » en INTERIM, alors il me demande par un msg box? le nombre de pers à renseigner pour le mois de janvier, le mois de février, mars, et ainsi de suite… »
Aucun souci mais il faut être précis sur ce qu’elle doit réalisée et dans quelle contexte
Merci de me donner tout cet environnement étayer de quelques exemples
« Je confirme que valider une ligne INTERIM avec la status « Open Position AAAA » ne fonctionne pas. dans votre capture d’écran, je crois que la ligne est renseigné en « mobility of… » ce qui expliquerai que ça fonctionne pour vous, hors on est bien dans le cadre d’une « open position » »
C’est certainement lié au contrôle en discution sur les demandes « Open Position » dans le type « Intérim »
Une fois résolu cela devrait résoudre ce dysfonctionnement
En rapport avec ta demande fourni dans un de tes premiers mails celle-ci :
Par contre, pour « Open Position », ce ne sont pas les mêmes conditions de verrouillage donc cela ne va pas fonctionner si je comprends bien? En effet, pour le status « Open Position », il ne faudrait pas qu’il y ait obligation de remplir « attrition » et « justif exit » car c’est un recrutement, ce que j’indiquais dans l’onglet « cahier des charges » c’est que les informations obligatoires à remplir dans ce cas sont : « hires », « gross annual salary », « class/category »,« type of contract », « car? », « it equipment ».
Qui n’a rien à voir avec les contrôles sur fond vert de l’onglet « Cahier des charges »
Donc je réitère ma question ce contrôle est il à maintenir sachant qu’il est contradictoire avec ceux de l’onglet « Cahier des charges » pour le type « INTERIM »
En effet, le contrôle peut être supprimé si il s’agit bien du type de contrat « Intérim » renseigné. Pour les autres types de contrat, ce contrôle est nécessaire.
J’ai l’impression qu’on est donc en contradiction comme vous l’indiquer.
Je te renvoie donc une nouvelle version avec le contrôle en discussion adapté pour ne pas intervenir dans le cadre du type « INTERIM » pour les demandes « Open Position » pour lequel un traitement spécifique doit être mis en place afin d’alimenter onglet « Budget » les colonne T à AI
Je te propose à cette fin un formulaire avec 12 fenêtres (1 fenêtre par mois) à remplir qui viendront après validation remplir ces colonnes
Une petite explication concernant tes indications :
Pour Janvier dans la colonne T : « 85 »
Pour février dans la colonne U : « 90 »
et ainsi de suite pour chaque mois de l’année.
Ton onglet « Budget » fourni ne semble pas en adéquation car la colonne T j’ai en entête « oct.-20 » colonne U j’ai en entête « nov.-20 » :
« alors une macro se déclenche pour insérer en valeur le nombre d’intérimaires à prévoir chaque mois soit dans les colonnes de T à AI. Le manager va renseigner par exemple : »
De T à AI cela fais 16 mois or il n’y a que 12 mois dans une année
Comment faut-il le comprendre :
une erreur ou 16 mois à saisir c’est à dire 1 an et 4 mois ?
Excusez-moi de mon absence.
En effet, le non contrôle sur l’intérim fonctionne bien.
En effet, il y bien les colonnes de T à V à remplir qui concerne le 4ème trimestre de l’année en cours et ensuite de X à AI les mois de l’année suivante. Donc en effet, il y a bien 15 mois à remplir et non 12. La colonne W vient seulement calculer s’il y a présence ou non au 31/12 de l’année (mais ça je l’ajouterai moi-même).
»