Utiliser quelles formules pour synchroniser des infos de plusieurs pages excel pour les résumer sur une seule

Stephanie_RH · Août 13, 2017, 10:06

Bonjour,
J’ai besoin d’aide sur un fichier excel que je n’ai pas créé.

Il s’agit d’un planning de congés de 130 personnes.
Chaque personne a la possibilité de faire 3 choix de congés. Dans ma feuille de saisie des choix, j’ai une mise en forme conditionnelle qui indique de couleur différente les choix 1, 2 et 3.
Ces choix apparaissent automatiquement dans un planning grâce à des formules que je ne maîtrise pas.
Une fois le choix validé par ma direction, ce dernier apparaît d’une couleur différente sur le planning général et est repris sur un autre planning condensé pour affichage.

Ma demande : je souhaiterais faire apparaître chaque choix de chacun de couleur différente sur le planning afin de répondre le plus facilement possible au choix 1.

J’ai repris ce fichier qui avait été fait par une personne ne faisant plus partie de l’entreprise et malheureusement je ne maîtrise pas du tout les formules utilisées…

Merci pour votre aide

mdo100 · Août 13, 2017, 10:41

Bonjour @Stephanie_RH,

Il nous ai difficile de répondre a ta demande d’aide sans avoir un fichier (anonymisé si besoin) ayant une structure identique avec celui sur lequel tu veux travailler.

Pour joindre un fichier suivre cette procédure:

Joindre un fichier

@+
Cordialement.

Stephanie_RH · Août 13, 2017, 11:54

Bonjour,

Je viens de t’envoyer le fichier en question sans passer par le forum (pour cause d’anonymat…)

Merci encore pour ton aide
Steph

Stephanie_RH · Août 13, 2017, 11:58

Choix 5ème semaine.xlsx (1,8 Mo)

mdo100 · Août 13, 2017, 2:00

Re @Stephanie_RH,

Après un petit temps d’adaptation à ton fichier.

J’ai fais un essai selon ce que j’ai compris de ta demande et du fichier que tu as joins.

Regarde si cela répond à la question.

Dans la feuille “Saisie” dans les cellules “M36, O36” change les valeurs selon les 3 choix possible à savoir (1, 2 où 3).
Puis vas sur la feuille “Affichage Atelier” et vois le résultat des cellules “D198 à H198”.

Est-ce cela que tu souhaites voir dans cette feuille?

Je t’expliquerai et ferai le reste, si c’est ça.

Fichier ICI==> Stephanie_RH V1.xlsx (2,0 Mo)

@+
Cdlt.

Stephanie_RH · Août 13, 2017, 2:52

Merci @mdo100,

J’ai regardé ce que tu me proposes. C’est bien mais ce n’est pas tout à fait ça…
Je me suis probablement pas bien exprimé sur mon souhait. Mais en même temps, le fichier n’est par facile à comprendre. J’ai déjà passé beaucoup de temps à comprendre les interactions entre chaque feuille…

La feuille de base est “Saisie”. A partir de documents remis par mes collègues, je saisie les choix de chacun.
Chaque choix doit apparaître dans la feuille “Planning vacances” pour pouvoir les présenter à mes responsables.
Une fois le choix validé par la direction dans la feuille “Saisie” en indiquant le n° du choix validé dans la colonne M, ce dernier apparaît dans la feuille “Affichage atelier”

Mon problème c’est que les choix dans la feuille “Planning vacances” ne sont pas indiqués suivant l’ordre de priorité des souhaits.
Il faudrait que le choix 1, 2, 3 soit de couleur différente (dégradé de bleu par exemple) et que le choix validé soit dans une autre couleur qui tranche par rapport aux choix émis…

J’espère que c’est un peu plus clair…

Merci encore pour ton aide…

mdo100 · Août 13, 2017, 5:56

Re @Stephanie_RH,

Effectivement, je n’avais pas compris qu’il s’agissait de la feuille “Planning vacances” et oui, je confirme le fichier est difficile a comprendre, surtout que moi je le découvre, mais avec du temps… On doit pouvoir trouver une solution.
La seule certitude que j’ai, c’est que je pouvais pas répondre à ta question sans le fichier joint

Donc, regarde ce nouvel essai dans cette feuille:

Dans les cellules “R37 à V37” les couleurs changent en fonction de ce qui ait indiqué dans la feuille “Saisie” pour la ligne 36 des cellules “M36 & O36 & P36 & de Q36 à U36”

Fait des essais en modifiant les valeurs des choix en “O36” ou de la validation en “M36” et aussi en enlevant des congés dans les cellules “de Q36 à U36”.

Mais de toute façon, il va y avoir un problème, par exemple à la ligne 38, il y a dans la même semaine 17 & 20 deux choix possibles et ça Excel ne saura pas le traiter.
Mais tu parles de “l’ordre de priorité des souhaits” est-ce de cela qu’il s’agit ? Ça m’aiderait bien de le savoir.

Donc dis moi si je suis dans le vrai avec ce début de solution.

Fichier ICI==> Stephanie_RH V2.xlsx (1,9 Mo)

Cdlt.

Stephanie_RH · Août 13, 2017, 6:54

@mdo100,

Comment te dire… C’est génial…

Je ne sais comment tu as fait mais c’est exactement ce que je cherchais…
On voit bien la différence dans la feuille “Planning vacances” entre le choix 1, le choix 2 et le choix 3, ainsi que le choix validé… C’est vraiment super…
Quand je parlais de priorités des souhaits, c’est ça. En premier on regarde la couleur bleue, puis la couleur verte, puis la couleur orange…
Sur l’ensemble des demandes, la prise de décision sera beaucoup plus facile…

En revanche, je te rejoins sur l’impossibilité pour excel de gérer les “doublons” de choix.

Maintenant, je voudrais bien savoir comment tu as fait pour pouvoir le refaire ou l’expliquer si on me demande.

Merci encore…
Vive les forums et les personnes compétentes et disponibles…

mdo100 · Août 13, 2017, 8:18

Bonsoir @Stephanie_RH,

Bien, content que la solution proposée te convienne, sa fait plaisir de voir ton enthousiasme

Alors, pour moi la fatigue est la et je ne pense pas que je pourrais te donner des explications claires, précises et détaillées ce soir.

Donc un peu de patience, je m’y colle dés demain matin.
En attendant tu peux aller voir dans les MFCs, voir l’image ci-dessous.

Bonne nuit et à demain.

Cordialement.

mdo100 · Août 14, 2017, 4:35

Bonjour @Stephanie_RH,

J’avais bien avancé sur ton fichier, jusqu’à ce que je m’aperçoive qu’il y avait un décalage dans les “Matricule” colonne “A”.

Ce qui réduit à néant le travaille que j’avais fait ce matin.

Voir dans le fichier joint ICI==> Erreurs.xlsx (17,0 Ko)

Alors, je t’explique, il faut que les lignes dans la feuille “Saisie” et la feuille “Planning vacances” soient dans le même ordre, sinon les MFCs ne fonctionnent plus, (voir la colonne “D” du fichier joint).

Que dois-je faire ? Rectifier dans le “Planning vacances” où alors c’est toi qui le fait en me renvoyant le fichier corrigé ?

@+
Cordialement.

Stephanie_RH · Août 14, 2017, 8:50

Bonjour @mdo100,

Je viens de faire les corrections comme tu m’as indiqué.
Voici le fichier corrigé Stephanie_RH V2 (1).xlsx (1,9 Mo)

Merci encore pour ton aide…

mdo100 · Août 14, 2017, 10:43

Re @Stephanie_RH,

Donc regarde dans la feuille “Planning vacances”, j’ai mis les MFCs selon les semaines dans la feuille “Saisie”.
Puis pour aller plus vite, je les ai insérées dans chaque colonnes de la ligne 6 pour les semaines de 38 à 22.
Ensuite j’ai sélectionné toute la ligne de “H6 à GJ6”, puis clique gauche sur “Reproduire la mise en forme”

Puis clique gauche sur la cellule “H7”, voilà, la mise en forme de “H6 à GJ6” est copiée sur “H7 à GJ7”.

Répéter cette opération sur toutes les autres lignes.

Pour info, je l’ais fait jusqu’à la ligne 16, donc il faut repartir de cette ligne, la sélectionner de “H16 à GJ16” puis clique gauche sur “Reproduire la mise en forme” se positionner sur “H17” et clique gauche etc…
Je n’ais pas continué, sinon je dépasserais la capacité d’accueil du fichier sur le forum.

Tu trouveras dans la feuille “Formules MFCs” toutes les formules que j’ai utilisé pour les MFCs pour la feuille “Planning vacances” concernant les cellules “H6 à L6” bien sûr tu n’en a pas besoin pour faire la recopie suivant la procédure ci-dessus.

=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$M4<>0;Saisie!$Q4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$M4<>0;Saisie!$R4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$M36<>0;Saisie!$S4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$M4<>0;Saisie!$T4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$M4<>0;Saisie!$U4="&")

=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=2;Saisie!$Q4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=2;Saisie!$R4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=2;Saisie!$S4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=2;Saisie!$T4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=2;Saisie!$U4="&")

=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=3;Saisie!$Q4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=3;Saisie!$R4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=3;Saisie!$S4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=3;Saisie!$T4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=3;Saisie!$U4="&")

=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=1;Saisie!$Q4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=1;Saisie!$R4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=1;Saisie!$S4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=1;Saisie!$T4="&")
=ET($A6=Saisie!$A4;R$3=Saisie!$P4;Saisie!$O4=1;Saisie!$U4="&")

Fichier joint ICI==> Stephanie_RH V3.xlsx (2,3 Mo)

Une dernière chose, pour mes testes, j’ai mis des données fictives dans la feuille “Saisie” lignes 4 & 5 (jaunes) et le résultat dans la feuille “Planning vacances” lignes 6 & 7 (jaunes), j’ai laissé mes testes pour que tu vois, à toi de les enlever pour y mettre les données réelles.

Voilà, voilà Bon testes et dis moi.

Cordialement.

Stephanie_RH · Août 14, 2017, 12:49

Re @mdo100,

Je viens de regarder le fichier V3. Je te remercie sincèrement pour tout ce que tu fais pour moi et du temps que tu passes pour m’aider sur ce fichier si complexe…

Pour refaire la mise en forme c’est ok et j’ai bien compris la technique.
En revanche, je viens de tester et j’ai un souci.

Je vois bien le changement de couleur suivant si c’est un choix 1, 2 ou 3 mais je ne vois qu’un seul choix alors que je voudrais voir les 3.
Si doublon il y a, je ne veux voir que le la 1ère demande émise.
Exemple :
Choix 1 Sem 44
Choix 2 Sem 43
Choix 3 Sem 44
==> Je ne veux pas visualiser le choix 3 mais uniquement le 1 et le 2.

D’autre part, une fois que le choix est validé, il change bien d’une autre couleur mais dans la colonne G de la feuille “Planning vacances” le nombre de jours validés n’est pas calculé… Alors que j’en ai besoin pour bien vérifier les soldes de congés…

Merci encore pour ton aide !!!

A la prochaine
Cdt

mdo100 · Août 14, 2017, 2:27

Re @Stephanie_RH,

Tu veux que je te dise, je me doutais que tu me dirais ça, j’en étais persuadé

Mais il va falloir réfléchir à autre chose, car avec la solution que je t’ais proposé, et j’ai fait le fichier sur les 130 lignes, et bien le fichier fait prés de 6 Mo, alors imagine avec 2 autres choix possibles.

Déjà nous avons 185 colonnes et 130 lignes, cela fait 24050 combinaisons pour une seule MFC, ici j’ai dû en faire 4 cela représente 96200 formules et c’est sans compter celle déjà existantes.

Sur quelques lignes c’est faisable, mais pas pour autant de ligne & colonne, ton fichier n’en finira pas de calculer et je ne te parle même pas du temps pour l’ouvrir, bref, va falloir trouver autre chose.

Quand à la colonne “G”, je n’y ais pas touché, donc ?

Il faudrait ajouter une feuille à part, qui elle t’indiquerait les congés en fonction des données de la feuille “Saisie”.

Réfléchie de ton côté, comment tu aimerais voir sa présentation, car là je dois m’absenter pour toute la soirée.
Je vais de mon côté réfléchir a une solution, si bien entendu, tu acceptes l’idée qu’il faudra une nouvelle feuille.

Belle soirée.
Cordialement.