Bonjour !
Je me permets de vous contacter pour une question plus large que l’habituelle question technique sur une formule.
Il s’agit ici d’une question structurelle. Comment s’organiser ? C’est là où ma technicité ne réussi pas à combler mon manque d’expérience.
Il s’agit de faire un tableau d’anciens d’une association. Rien de plus simple en apparence. Néanmoins, le problème de doublons se pose. Je vous explique.
J’ai un tableau propre, chronologique, basé sur les déclarations en préfecture, de tous les membres successifs d’une association. Ce tableau comporte en plus du nom, prénom, la date d’élection et le poste occupé.
On pourrait penser qu’il suffit de rajouter les cases adresse, mail, téléphone pour que ce soit bon, mais se pose la question des doublons.
En effet, certaines personnes ont été élues plusieurs fois d’affilée, à des postes différents. On va donc avoir la même personne 4 fois dans le tableau, ce qui fausse déjà l’objectif de listing avec coordonnées. En effet lors d’envoi de mail par publipostage, la personne reçoit un mail 4 fois et la mise a jour de ses coordonnes doit se faire aussi 4 fois.
L’objectif est d’avoir un listing propre, avec le nom de chaque personne apparaissant une seule fois (car si ses postes étaient multiples, il n’a qu’un numéro, qu’une adresse de contact). En effet, j’utilise le publipostage Outlook pour envoyer un mail à chacune d’entre elle avec les informations la concernant, mail auquel elle peut répondre pour mettre a jour ses coordonnées.
Problème : si je fais un second tableau où je rentre manuellement toutes les personnes en supprimant les doublons mais en ne mettant que leurs coordonnées, je perds les différents postes que la personne a occupé ! Donc la personne ne reçoit qu’un mail de mise a jour de coordonnées, et de mon côté je ne sais pas quelles étaient ses fonctions.
Pour résumer. Le tableau chronologique avec les postes occupés, les dates d’élection est primordial car il constitue l’archive basée sur des documents administratifs.
L’idéal serait que basé sur cela, un deuxième tableau extirpe les informations du premier, mutualise les informations des doublons sur une seule ligne, auquel on pourra rajouter les colonnes de coordonnées.
Tout cela me semble être une usine à gaz et je suis certain que d’autres ici ont connus le même problème de traitement de bases de données avec doublons et ont trouvé des solutions plus intéressantes.
J’espère avoir été clair dans mes explications et que quelqu’un saura relever le défi ! Je reste à votre disposition
