Projet d'automatisation contrôle des absences au quotidien

[Johnny]

Hello tout le monde.

Me revoilà à vous solliciter pour un nouveau défi, Sur une amélioration d’un fichier déjà créé avec FFO, il y a quelques temps qui est très bien reçu et utilisé tous les jours mais….

Le service des ressources humaines de mon entreprise a mi en place un nouveau plan d’action, potentiellement cela va me rajouter une masse de travail infernale.

Vous connaissez maintenant mon objectif est de pouvoir automatiser cela et etre tranquille

Je vais devoir contrôler au quotidien les absents.

Je dois vérifier tous les jours toutes les personnes absentes et transmettre :
Donc chaque jours vérifier si la personne et revenu, prolongé

Supérieur a 4 jours et inférieur a 13 jours au service Rh1
Supérieur a 13 jours au service Rh2

Dans l’onglet « Liste » Colonne « G » ligne 31 et 32 j’ai place un code couleur pour différencier les deux services.
Les codes couleurs sont pour l’onglet « Suivi journalier des Absences » puor que le ligne en fonction du nombre de jours ce colorie selon les critères

Je réfléchis monstrueusement à la mise en place à mettre pour paramétrer cette automatisation je navigue encore un peu à l’aveugle mais voici ma première idée.
Et si vous avez une autre vision pour réaliser cela je suis tout à fait preneur.

Dans l’onglet « Contrôle Journalier ».

Le contrôle s’effectue dans le fichier « Organisation du personnel » je reprends le même système en cellule « B2 » le nom du fichier en « C2 » le chemin pour l’ouvrir

Avec le bouton « Contrôle » qui controle du 03.01.2023 a la date du jour

Il repère un premier « M » il note le nom en colonne « A » et la date du premier « M » dans la colonne « B », si la cellule a cotes la valeur « M » es inscrite il ne note pas de date de fin.
Si la cellule a cote a une autre valeur es inscrite, il note la date de celle-ci en colonne « C » dans l’onglet « Contrôle Journalier ».

En colonne « D » j’ai placer la formule pour connaitre les nombres de jours

Une fois cette action effectuer j’ai placer un bouton « enregistrement ».

Si la colonne « C » est vide il n’enregistre pas.
Si la colonne « C » est alimentée.

Il remet le nom dans l’onglet « Suivi journalier des Absences » colonne « A »
IL remet la date de Fin dans la colonne « C » dans l’onglet « Suivi journalier des Absences » colonne « C » et le nombre de jour l’onglet « Suivi journalier des Absences » dans la colonne « D ».

Et supprimé la ligne.

où j’ai de la peine à réfléchir pour le paramétrage c’est comment lui dire tu as déjà contrôlé du 3.01.2023 à la date du jour la première semaine de l’année le contrôle est terminé tu peux contrôler à partir maintenant du 8.01.2023 ainsi de suite

Encore une grosse demande de ma part désolé merci de votre aide
Johnny

Gestion et suivie.xlsm (225,1 Ko)

[FFO]

Je vois qu’on se lance sur un nouveau défi !!!

Il aurait été bien de joindre un fichier source car sans sa présence surtout pour ceux qui n’ont pas été concerné de prés ou de loin par celui-ci difficile de pouvoir t’aider
Moi cela m’a très rapidement rappelé de grands et bons souvenirs et dans mes archives de récupérer le précieux documents
J’ai commencé à regarder
Question ici :

« Il repère un premier « M » il note le nom en colonne « A » et la date du premier « M » dans la colonne « B », si la cellule a cotes la valeur « M » es inscrite il ne note pas de date de fin.
Si la cellule a cote a une autre valeur es inscrite, il note la date de celle-ci en colonne « C » dans l’onglet « Contrôle Journalier ». »

Chaque nom peut sur sa ligne avoir plusieurs groupes distincts de « M » (plusieurs périodes possibles)
Quid de la retranscription de chacune d’elles ?
L’une en dessous de l’autre ???

Merci de me dire

[Johnny]

Merci de ton retour FFO .

Oui en effet, jai encore du mal, a ce qui es évident pour moi ne les pas forcément

J’avoue que je suis heureux de ce nouveau defi, car avec les fichiers automatique qu’on n’a mi en placer j’allait commence a m’ennuyer lol.

@FFO

Chaque nom peut sur sa ligne avoir plusieurs groupes distincts de « M » (plusieurs périodes possibles)
Quid de la retranscription de chacune d’elles ?
L’une en dessous de l’autre ???

Ah oui je voie bien ou tu veux en venir.

Hmm non en dessous de l’autre nest pas l’idéale.

L’idée et qu’une fois revenu il n’apparaît plus sur cette periode mais si il a une nouvelle.

Mais en deuxieme action ont enregistrés dans l’onglet "Suivi journalier des Absences », es qu’il pourrait controle si la periode et deja controle ou pas ?

[FFO]

Testes cette ébauche qui mets les périodes pour un même nom les unes après les autre chacune sur la ligne qui suit
N’oublies de compléter onglet « Controle journalier » en cellule « B2 » et « C2 » les paramètres du fichier source (nom et chemin)

Le traitement vide les lignes en préambule dans cet onglet

Testes et dis moi
Attention c’est une copie car j’ai été obligé pour tester de supprimer la référence « Outlook library » n’ayant pas cette application
J’ai gardé l’original en l’état

Gestion et suivie - Copie.xlsm (221,6 Ko)

[Johnny]

Merci FFO , je revien avec impatience vers toi demain , le reveil qui va sonner a 2h15 je suis partie au lit😃

Vivement demain tres bonne soiree a toi

[FFO]

A demain
Bonne nuit
Fais de beaux rêves

[Johnny]

Hello FFO,

Merci pour ton retour

L’idée de base est déjà parfaite.

L’objectif étant de savoir au quotidien quel collaborateur est absent et quel collaborateur est revenu en tant rèel.

Dans cet exemple je suis prévu malade jusqu’au 28.02.

Es possible à la date du jour, qu’il vérifie la valeur du lendemain ?
Aujourd’hui le 17 , au 18 toujours un « M »

du coup qu’il laisse la ligne sans valeur en date de fin

si le 18 une autre valeur ue « M » et presente qu’il mette en date de fin le 18.01.2023

Car mon idée étant que la 2e action sera décisif mais peux être que je m’orienté pas très bien.

Avec le bouton « Enregistrement » si pas de valeur dans la colonne « C » il ne fait rien.

Mais si une date est inscrite en colonne c il enregistre les données dans l’onglet « suivi journalier des absences »

et effacer leur ligne dans « Controle Journalier ».

Du coup le lendemain quand je vais effectuer le contrôle le lendemain test1 et test2 vont ressortir du 3 janvier 2023 au 17 janvier 2023, Est-ce que cette période est enregistré dans l’onglet « suivi journalier des absences » ? si oui il fait rien , si non il note

Mais Johnny est encore inscrit dans l’onglet « contrôle journalier » est-ce que le lendemain il a toujours 1 « M » si oui toujours pas de date de fin sinon date de fin.

Tu voie l’idée ?

L’objectif pour le résultat final est que dans les contrôles au quotidien dans l’onglet « contrôle journalier » je puisse voir directement qui est encore absent inutile de transmettre au RH.

Et grâce a l’onglet « Suivi journalier des absences » , qui est revenu avec le nombre de jours et à quel service RH je dois envoyer

Pour ne pas compter les week-ends et les jours fériés en prenant le paramètre des jours de travail du lundi au vendredi pour l’équipe de jour et du dimanche au jeudi pour l’équipe de nuit on peut toujours se référer à la colonne « M » du fichier « organisation » onglet « janvier décembre » ? Et pas prendre en compte les colonnes avec un F?

Très bonne journée a toi FFO

Gestion et suivie - Copie.xlsm (221,7 Ko)

[FFO]

Bonjour
J’espère bien dormi
Commençons d’abords par le bouton « Contrôle »
L as tu testé ?
Il récupère toutes les périodes « M » date début date de fin de chaque nom
Si tu souhaites brider cette recherche à une date de fin et de ne la mettre que pour les périodes qui ne l ont pas dépasser où comptes tu la déterminer car de ce que j’ai constaté elle est dans le fichier transmis absente ?
Quid des cas de plusieurs périodes jusqu à cette date ?
Sont elles à lister les unes après les autres chacune sur une ligne ?

Donc au regard de cette date bien me preciser l action à réaliser

[Johnny]

@FFO

J’espère bien dormi

Hello FFO,

Cours mais bon ma fille de un an étant malade à minuit j’étais déjà au pied levé. Je commence a vieillir pour ce rythme lol.

@FFO

L as tu testé ?

oui oui il sort bien les noms c’est parfait , Mais l’idée et que la personne ou la date de fin n’est pas arrivée à la date du jour il reste dans le fichiers en tant qu’absents

@FFO

Si tu souhaites brider cette recherche à une date de fin et de ne la mettre que pour les périodes qui ne l ont pas dépasser où comptes tu la déterminer car de ce que j’ai constaté elle est dans le fichier transmis absente ?

tu dis absente ici ?

[FFO]

Non je parlais de la date de référence à utiliser pour récupérer les périodes avec pour celles qui se terminent avant leur date de fin en colonne « C » et pas de date de fin dans cette colonne pour les autres
Or maintenant tu me parles de la date du jour comme date de référence
Je m’y pers un peu

Ci-joint donc une version qui prends en compte les périodes « M » dont la date de début est inférieur à la date du jour et met leur date de fin si celle-ci est inférieur ou égale à cette date en tenant compte de la liste des jours de semaine en colonne « M » travaillés

Testes et dis moi

Gestion et suivie - Copie.xlsm (244,6 Ko)

[Johnny]

Hello FFO,

@FFO

Non je parlais de la date de référence à utiliser pour récupérer les périodes avec pour celles qui se terminent avant leur date de fin en colonne « C » et pas de date de fin dans cette colonne pour les autres
Or maintenant tu me parles de la date du jour comme date de référence
Je m’y pers un peu

Désolé j’en avais parlé à la demande de la date du jour mais avec le pavé que j’ai écrit, j’aurai du te le redire

c’est top , pour pas dire magnifique ,

Comme ça c’est parfait pour la suite du projet.

J’ai contrôlé les données qui sont sorties c’est juste sauf 1.

Cette personne était absente le 15.01.2023 il m’a la sortie mais il était présente le 16.01.2023 il n’a pas mi de date de retour

Je me réjouis on est hyper bon là la vision de l’idée se dessiné c’est top

[FFO]

Bonjour
Presque parfait donc
Avec cette version cela devrait combler le manque de perfection
Testes et dis moi

Gestion et suivie - Copie.xlsm (245,0 Ko)

[Johnny]

Yesssssssss c’est parfait

je ne me lasserai jamais de travailler avec toi

On peut passer à la 2e partie de mon plan je pense qu’au niveau de l’architecture ont es bon pour la suite

Je vais tout de suite préparer pour t’expliquer la 2e partie de ma vision

Merci FFO

[Johnny]

FFO,

L’objectif maintenant et de pouvoir recenser toutes les périodes terminées, avec le bouton « Enregistrement », pour transmettre au bon service Rh.

Une fois le contrôle effectuer, si une date de fin est inscrite en colonne « C » dans l’onglet « Contrôle Journalier »

Il copie le nom de la colonne « A » dans l’onglet « Suivi journalier des Absences » colonne « A »
Date de début dans la colonne « C »
Date de fin dans la Colonne « D »

Et supprime la ligne dans l’onglet « Contrôle Journalier ».

Et c’est là maintenant je pense que mon idée et ma vision va être décisive.

Il faudrait au contrôle dans l’onglet « Contrôle journalier » avec le bouton « Contrôle » le lendemain.

Qu’il vérifier Que le nom et la période qu’il a trouvé ne soit pas déjà inscrite dans l’onglet « Suivi journalier des Absences ».

Si c’est déjà inscrit dans l’onglet « suivi journalier des absences », il passe (mais si la période ne correspond pas à l’exactitude de ce qui est inscrit dans l’onglet « suivi journalier des absences ») il note.

De cette façon on ne peut pas se retrouver 2 fois avec la même période pour le même nom, et dans l’onglet « contrôle journalier » apparaîtront uniquement les gens qui ne sont pas revenus.

C’est jouable ?

j’imagine qu’en ce début d’année ça va aller mais quand on va commencer arriver sur septembre octobre ou novembre ça risque de prendre un peu de temps avec cette mise en place ?

[FFO]

Est tu certain de ceci :

« Il copie le nom de la colonne « A » dans l’onglet « Suivi journalier des Absences » colonne « A »
Date de début dans la colonne « C »
Date de fin dans la Colonne « D » »

Lorsque je regarde les entêtes des colonnes de cet onglet de destination :

Je mettrais plutôt ceci :

Il copie le nom de la colonne « A » dans l’onglet « Suivi journalier des Absences » colonne « A »
Date de début dans la colonne « B »
Date de fin dans la Colonne « C »

la colonne « D » selon son entête n’a pas vocation à recevoir une date mais un nombre de jour :

Entête de cette colonne : « Nombre de Jour »

Donc j’ai réalisé un traitement sur cette base :

Date de début dans la colonne « B »
Date de fin dans la Colonne « C »

avec le nom en colonne « A »

Pour vérifier la présence d’un enregistrement à l’identique du nom de la date de début et de celle de fin j’ai intégré en colonne « E » onglet « Controle journalier » une formule qui récupère pour chaque ligne de l’onglet de destination « Suivi journalier des Absences » concaténées les valeurs des cellules colonne « A/B/C » que le traitement interroge pour chacune des lignes à traiter en recherchant la même concaténation de ses propres données colonnes « A/B/C »

Ainsi si la concaténation des données des colonnes « A/B/C » de la ligne traitée est inexistante en colonne « E » et que la date de fin en colonne « C » est présente les données de ces colonnes sont recopiées dans l’onglet « Suivi journalier des Absences »

Le traitement en préambule vérifies la présence en colonne « E » des formules pour toutes les lignes de l’onglet « Suivi journalier des Absences » les rajoute si besoin avant l’analyse et la recopie de chaque ligne onglet « Controle journalier »

Attention de ne pas supprimer la première formule colonne E ligne 4 elle sert de source à la procédure pour compléter cette colonne

Ci-joint ton fichier avec ces évolutions

Testes et dis moi

Gestion et suivie - Copie.xlsm (247,8 Ko)

[Johnny]

Je regarde des que jarrive a la maison

Si jy arrive

[FFO]

C est génial tu peux faire du patinage artistique !!!
Triple saut axel double lutz
N oublies pas de filmer et nous faire voir tes prouesses
Bon courage surtout !!!

[Johnny]

Aujourd’hui ça a été hier c’est la catastrophe je suis resté bloqué 2h30 moteur éteint a cause des routiers qui veulent pas mettre LES CHAINESSSSSSSSS mais bon l’avantage de mon job c’est que j’ai pu bosser dans la voiture lol

Waouhhh c’est super , j’ai les jours les nombres de jours les périodes c’est magnifique.

Pour finaliser est-ce qu’il est possible de rajouter au traitement du bouton « contrôle » de l’onglet « Controle journalier » la vérification de ta mise en place sur la colonne « E » que si la le nom et la période est mise qu’ils ne le remettent pas étant donné qu’on l’a déjà dans l’enregistre dans le suivi journalier des absences ?

Mais déjà comme ca c hyper top merci

[FFO]

Alors beaucoup de glissade ?
Tu devrais attacher des skis sous tes pneus et aller to shuss !!!

Peut-être des tragets plus rapides

Ravi d’avoir bien repondu à tes attentes

Pour le contrôle des enregistrements je l ai inclus dans le traitement du bouton « Enregistrement » et non dans celui du bouton « Controle »
Ceci afin de ne pas l alourdir car déjà bien conséquent compte tenu du nombre de lignes et colonnes potentielles que celui-ci a à traiter
Le bouton « Controle » récupère toutes les périodes et nom indépendamment de leur enregistrement éventuellement déjà effectué
C est le bouton « Enregistrement » qui fait le tri
L essentiel est qu au bout de ces 2 traitements il n’y ai pas dans l onglet « Suivi journalier des Absences » de doublon ce qui est le cas dans ce que je t’ai proposé

J ai opté sur cette solution pour ne pas handicaper un traitement déjà chargé (constate le temps de traitement du bouton « Controle ») pour intégrer ce filtre dans la procédure moins encombrée du bouton « Enregistrement »

A toi de voir si cela peut te convenir et me dire

La colonne « E » choisie pour l implantation des formules peut être modifié pour une autre si tu le souhaites
A toi de décider

[Johnny]

@FFO

Alors beaucoup de glissade ?
Tu devrais attacher des skis sous tes pneus et aller to shuss !!!

Non meme pas , avec les pneu d’hivers et les voitures d’aujourd’hui ca bouge plus
Je regret l’époque de ma bonne 206

Non tu as raison c’est une recherche de confort inutile , le principal c’est les données enregistré dans l’onglet « Suivie des absences »

Je vais pouvoir applique les filtres pour trié part jour a hop le tour es joué

Mille fois merci une nouvelle fois de ton aide