Ouvrir un fichier un fichier pdf sous d'excel à partir d'un nom et prénom

Excel
#1

Bonjour,
Je travaille pour la commune plus précisément à l’état civil.
De 1865 à 2014, les actes de naissance et autres actes ont été enregistrés sur des registres. Nous avons pu scannés et renommés les actes (du moins une grande partie). Maintenant pour faciliter la recherche je voudrais utiliser excel pour qu’il recherche et qu’il puisse faire un récapitulatif des actes retirés par les administrés.

Ma question est:Est ce que ma demande est réalisable sous excel?

(PS: Mes scans sont classés dans des dossiers par année)

Je vous remercie d’avance pour vos réponse

#2

Bonjour,

Si je comprends, les actes sont sur du PDF et tu voudrais les charger sur une Base De Données Excel.
Alors, c’est surement faisable, mais il faut savoir comment est la mise en forme sur le PDF

Une exemple avec des données bidon serait le bienvenu

#3

Bonjour Mimimathy,

Oui les actes sont sur du pdf. Je joins un début de mise en forme de mon tableau sous excel.
J’espère que ceci t’aidera.

Merci

E.C.xlsx (11,7 Ko)

#4

Re,
Oui, mais si je ne sais pas comment est structuré le fichier PDF, je n’en ferai pas plus :thinking:
il faut bien allez chercher le NOM, Prénom et la D. Naiss, mais où? sur quelle ligne du PDF, ou sur quel nom du PDF

#5

Re,

Désolée, je n’avais pas compris. Ci -joint le fichier

E.C.xlsx (13,7 Ko)

#6

Re,
Ou c’est moi qui ne comprends pas, ou tu expliques mal ou pas assez

Tes actes scannés sont dans des dossiers par année --> OK
dans chaque année tu peux avoir le même nom suivant la naissance, le mariage et le décés

Imagine le Nb de dossier que tu as suivant tes années de 1865 à 2014
si tu fait une recherche sur tous les dossiers, tu auras le temps de prendre l’apéro, le repas, le café et la sieste
avant d’avoir un résultat

Ne sachant pas comment tu as nommé l’acte en PDF, c’est dur dur de réaliser quoique ce soit

Il faudrait que par exemple, tes actes soient enregistrés comme
1970-N-CLAVIER Tactile.PDF (pour sa naissance)
1992-M-CLAVIER Tactile.PDF (pour son mariage)
2013-D-CLAVIER Tactile.PDF (pour son décés)

Au mois, il y aura moins de dossier à éplucher

A te lire.

#7

Re,
Non, non ce n’est pas toi c’est moi qui est mal expliqué

Les actes ont été renommés de façon suivante:
AN CLAVIER TACTILE (pour sa naissance)
ADM CLAVIER TACTILE (pour son mariage)
ADC CLAVIER TACTILE (pour son décès)
et ils sont rangés dans les dossiers renommés par années

par exemple:
si il est né en 1970, j’effectue ma recherche dans le dossier 1970
si il s’est marié en 19392, j’effectue ma recherche dans le dossier 1992
si il est décédé en 2013, j’effectue ma recherche dans le dossier 2013

(Nous avons scannés les actes en fonction des registres d’ou on y trouve sur une année les actes de naissance, mariage et décès)

En espérant d’avoir été plus précise
Merci Mimimathy

#8

Re,
OK, c’est déjà bien plus clair
Je vais regarder cela :wink:

#9

Re,

Donc voilà une esquisse
dans l’archive jointe, j’ai placé le classeur EXCEL et trois dossiers -1970 - 1992 - 2013) avec des exemples PDF (Mis en ligne par lien, les fichiers RAR n’étant pas pris en charge sur le forum)
tu frappes les données que tu recherches et clic bouton RECHERCHER
Si le dossier n’existe pas, message erreur
sinon ouverture du PDF et enregistrement de la donnée recherchée dans l’onglet RECAPITULATIFS

A tester et me dire les modifs à apporter
https://mon-partage.fr/f/9qXvoIt1/

#10

Bonjour Mimimathy,

En faisant un test avec le fichier que tu m’as envoyé, j’ai un message qui s’affiche : le répertoire n’existe pas.
Est ce un problème de chemin d’accès?

Au plaisir de te relire

#11

Re,

Bizarre
Teste ceci
https://mon-partage.fr/f/UVIlctKb/

#12

Re,

Le fichier fonctionne très bien et je t’en remercie beaucoup.
Serait-il possible de modifier la cellule B8, ce serait de le remplacer uniquement par l’année au lieu de saisir la date complète. (ex: saisir 1992 au lieu de 01/01/1992)

Est ce que je pourrais ajouter les dossiers contenant les pdf des actes (naissance, mariage, décès)
et faire un test.

#13

Re

Voilà avec juste l’année à taper
Ensuite, tu ajoutes le nombre de dossier (concernant les années) que tu veux
ainsi que les fichiers PDF, en respectant :
le type de recherche (AN - ADM ou ADC)
le Nom Prenom

Attention sur la recherche avec les accents, il sont pris en compte

https://mon-partage.fr/f/tKEyNlez/

#14

Mimimathy,

Je ne sais pas quoi de te dire de plus, à part merci ton aide si précieuse pour moi qui découvre de plus plus excel.

Je te souhaite de passer un très bon weekend
Olivia

#15

Bonjour Mimimathy,

Désolée de t’embêter une énième fois. J’ai pu mettre en place le fichier sur mon lieu de travail, mais voilà j’ai oubliée de te donner quelques détails. Certains actes de naissances,mariages et de décès contiennent que des prénoms, ils n’ont pas de noms de famille mais nous sommes certains des dates de naissance, mariage et décès.
Un exemple des pdf renommés dans le dossier 1865
AN Ana
AM Youri et Loanah
ADC Claire Cécile

  1. Serait-il possible de faire une recherche à partir du prénom (sans que le nom de famille soit renseignés).
  2. Est ce que tu pourrais rétablir la recherche par date de naissance complète (01/01/2010) au lieu d’une recherche uniquement par année (2010).

Merci

E.C.xlsm (24,3 Ko)

#16

Bonjour,

A la question :
Est ce que tu pourrais rétablir la recherche par date de naissance complète (01/01/2010) au lieu d’une recherche uniquement par année (2010).

Aucun intérêt, car les fiches sont classées dans un dossier qui ne comporte que l’année. Je peut remettre la saisie d’une date complète au lieu du nom afin que la date soit renseignée dans la feuille “Recapitulatifs”.
A savoir qu’une recherche de date antérieure au 01/01/1900 n’est pas possible directement sur Excel, car son calendrier n’existe pas avant cette date.

#17

Re,

Ah d’accord merci pour ta réponse. Pourrais-tu remettre la saisie de la date complète, en effet je me suis aperçu que la date n’apparaît pas dans la feuille récapitulatifs.

Merci encore pour ton aide précieuse
Olivia

#18

Re,

Donc voici le classeur avec la date de naissance (à copier/coller à la place de l’ancien)
E.C.xlsm (26,8 Ko)

Par contre, comme j’avais un peu de temps hier, j’ai concocté une autre version qui serait plus pratique et plus fonctionnelle. A savoir si tu n’as que l’année de naissance, et/ou pas de nom ou prénom, cela facilitera la recherche

Le principe, tu tapes la date de Nais., s’il n’y a que l’année, tu remplis une date quelquonque avec l’année.
En validant, un tableau s’affiche avec toutes les fiches de l’année.
Tu peut choisir le type d’acte, le tableau se rétrécira, et/ou des lettres du nom ou prénom.
Une fois la personne affichée (même si il y a plusieurs, en cliquant sur la ligne, le PDF s’ouvre et le Recapitulatif s’ajoute.
Pour cette version, j’ai groupé le nom et prenom.

A tester et le plaçant dans un autre dossier pour test
https://mon-partage.fr/f/anxTSRPd/

#19

Re,

Je viens de faire un test avec la nouvelle version du fichier que tu as concocté, il fonctionne très bien, il est plus pratique pour la recherche. De plus le tableau qui s’affiche vers le bas de la feuille et qui te renvoie directement vers le dossier rechercher est super et très fonctionnel.

Je vais opter pour ce fichier, mais en gardant les anciennes version de départ pour une autre recherche.

Je te remercie énormément pour ton dévouement. :wink::smiling_face_with_three_hearts:

#20

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