Reporting d'activité


#1

Bonjour à ttes et à tous
j 'ai un problème pour moi difficile à appréhender
J’ai un tout petit peu de connaissances en excel (c à d très peu)
Je dois suivre l’activité d’un pool de conseillers (une dizaine).Jusqu’à maintenant, j’arrivais avec excel à bricoler, mais je passe un temps fou à saisir des données qui sont plus ou moins fantaisistes ;je viens de voir ce qu’il est possible de faire avec un crm mais c’est beaucoup trop complexe et complet et peut etre vais je devoir m’adresser à un développeur indépendant.On me dit qu’avec excel( ou access que je ne connais pas du tout) il est possible de régler mon problème.
LE VOICI:
Chaque lundi, je transmets par mail à plusieurs conseillers (une dizaine) 60 prospects chacun, Charge pour eux de les contacter et d’obtenir (si possible) une déclaration d’intention de contrat
Chaque lot porte un N° ex LOT 30 (semaine 30) LOT 31 ( semaine 31)
En fin de période( après 7 jours), les résultats des contacts doivent me parvenir
Maintenant, je n’ai pas de possibilité de suivre leur travail et ils sont d’après moi trop isolés car ces conseillers travaillent à domicile et sur documents papier
Serait-il possible de créer une application ou un logiciel dont chacun serait doté et qui leur permettrait de suivre efficacement leurs contacts
En résumé: je transmets par mail les prospects
A la reception, ils ont devant les yeux leurs prospects qu’ils peuvent alors travailler efficacement
Il pourrait y avoir une fiche libellée comme ceci
NOM PRENOM ADRESSE TEL
SUIVI DES CONTACTS PRODUCTION ATTENDUE
date DI CA
1er contact : à rappeler
1er rappel : repondeur
2ème rappel : OK
3ème rappel

Ces renseignements pourraient être repris au fur et a mesure de leur exploitation sous forme de tableau qui me seraient transmis soit au coup par coup soit en fin de période
NOM PRENOM ADRESSE TEL DI C.A

je ne sais pas si c’est possible , mais si quelqu’un voulait bien me dire ce qu’il en pense
merci


#2

Bonjour
Je ne suis pas certain d’avoir compris ta question. Peux-tu nous donner plus de détails stp et surtout inclure un fichier d’exemple afin que nous puissions mieux comprendre?

A bientôt


#3

Bonjour,

Après une lecture attentive de votre expression de besoins et mon activité professionnelle, il apparaît clairement que EXCEL, pourrait parfaitement solutionner votre problématique. Toutefois, j’attire votre attention sur le fait qu’il vous faudra acquérir de nombreuses connaissances et le chemin sera très très long et fastidieux … car il vous faudra apprendre a maîtriser le VBA, programmer toutes sortes de ressources (des formulaires, à la gestion de données, … jusqu’aux TCD)…
A cœur vaillant, rien d’impossible …

Personnellement, travaillant dans le FACILITY Management, je développe fréquemment des applications “métiers” ou de petits programmes spécifiques qui gèrent, traitent les nombreuses données “contractuelles” ou d’activités spécifiques (applications utilisées par mes collaborateurs) … Bien souvent, en rapport IN FINE, avec la capacité à analyser ces dernières au format de REPORTING, soit à destination des Clients, soit a des fins d’exploitation …

Donc, c’est avec certitude que je peux vous affirmer que EXCEL répondrai à vos besoins, mais pas dans sa forme utilisée par le QUIDAM …

L’idée émise par vos soins de faire appels à un ou des développeurs “professionnels” semble être une piste EFFICACE et PRAGMATIQUE. J’attire toutefois votre attention, qu’ils leur faudra une définition de vos besoins très précise …et qui vous demandera un investissement temporel d’importance …
Qui plus est, cette solution sera onéreuse et je pense, hors budget “raisonnable”, si les coûts de développement / programmation ne sont pas supportés par votre entreprise …en clair, si l’outil que vous imaginé est de votre initiative personnelle et sur vos deniers, tout aussi personnels, la solution de développement “externe” ne sera pas bon marché …
Maintenant passons aux bonnes nouvelles, on pourrait “imaginer” une application sous excel qui réaliserai les choses suivantes :

  • Saisie par vos soins dans un formulaire adapté, avec menus déroulants pour les informations redondantes des prospects et informations AD HOC à transmettre pour la semaine en cours, données à définir avec vous …
  • Possibilité d’affecter à un conseiller tel ou tel prospects de cette nouvelle liste, avec une saisie des recommandations que vous pourriez faire et agrémenter sous l’aspect managériales ou “ficelles” du métier …
  • Quelques formulaires et une mini base de données, que vous aurez alimentée préalablement sur vos conseillers, à minima, Noms, Prénoms, adresse mails, Téléphone, etc …
  • Votre liste de prospects pour la semaine ex : N° 31, une fois saisie et affectés à vos conseillers dans l’applications, pourrait être communiquée par mail, de façon distincte et séparée, DIRECTEMENT depuis l’application EXCEL à vos conseillers … sous un format de fichier.
  • A l’autre bout, chaque conseillé dispose d’une petite appli excel, qui leur permet d’importer les prospects et informations reçues par mail, sur les bases de votre trame proposée, par exemple …
  • A partir de là, vos conseillers “Oeuvrent”, remplissent votre trame par des formulaires pour uniformiser les données et surtout leur simplifier le JOB, on leur fait apparaitre un tableau de suivi et différents indicateurs … Bref de quoi, assurer la tracabilité des opérations, tant pour vous, que pour eux …
  • Depuis ce petit soft chez les conseillers, une petite fonction qui leur permet d’extraire un fichier “formaté” retracant leurs activités auprès des prospects et qui renvoi par mail, sur votre boite ou autre, les données … de tous les conseillers, et ce, selon votre planning ou quand ils veulent …
  • Une fois cela fait, aux fréquences que vous le souhaiter, on effectue la manipulation inverse, sur votre poste et au travers de l’appli, vous importez les données de suivi de vos conseillers …
  • Une fois importé, on effectue toutes les analyses que vous souhaitez, en programmant le tout soit par Tableau Croisé Dynamique, Formulaires, Bref … Selon besoins, avec les indicateurs que vous voulez ou avez besoin …
  • Les données importées, se cumulent de semaine en semaine, il existerait, bien evidemment, un tableau de bord et de suivi des données, ainsi que de la tracabilité des envois de vos conseillers. On peut, même imaginer, solutions d’envois de mails automatique a vos conseillers, en cas de non réception dans les délais …
  • Il va de soi, qu’une part importante aux traitements des données, valorisation et interprétation de ces dernières, au format Reporting d’exploitation ou de communication, sera a prévoir …

Voilà, comment je pourrai imaginer ce que votre application ferait … et vous confirme que tout cela est possible par EXCEL … mais bon, il y a un peu de boulot …même, si comme dans mon cas et celui de TOUS les passionnés présents sur ce forum (et ailleurs), nous disposons, à peu ou prou, de tous les modules “pré-programmés”, il suffirait de les “assembler” et adapter “finement” a vos besoins …

Alors, oui, c’est possible, mais il nous faudrait travailler en mode projet, avec VOUS afin de surtout, définir et mettre en oeuvre vos besoins précis tels que les données ou indicateurs de performances exacts … que vous inscririez dans vos formulaires, par exemple …

Modéré: pas de sollicitations commerciales stp


#4

bonjour
Merci d’avoir bien voulu vous interesser à notre problematique
Je pense également qu’il est possible de faire quelque chose avc excel car un CRM (auquel avait pensé mon fils) me parait trop pointu pour nous. ce qui nous interesse en premier lieu c’est de fournir à nos collaborateurs un outil de travail correct et pour nous un suivi des contacts performant.
Voici ce que nous voudrions faire
1° les prospectss ( 600 à 800 par semaine)nous sont transmis par l’entreprise sous excel sous forme de listings “nom,prénom,adresse , tel” charge à nous de les répartir entre une dizaine de téléconseillers à domicile.La difficulté , tout se passant par mail ou tel il y a trop de pertes de temps et de dééchets
1° nous expédions à chaque conseiller 40 prospects en J
Il doit en une semaine les travailler et nous transmettre en j+7 les résultats
2° pour le téléconseiller nous souhaiterions qu’il puisse suivre de façon rationnelle son travail
avec la date de l’appel la date du rappel 1 la date du rappel 2 le résultat ( déclaration d’intention d’achat . répondeur… à rappeler…, refus… non reponse C.A prévu)
3° chacun nous envoie dès la fin de la période ( en principe une semaine) son reporting ( à voir ce qu’il nous faut exactement)
Actuellement, mon fils est en vacances et m’a demendé de réfléchir à ce que nous pourrions faire.
Dés son retour,on voit celà ensemble, nous déterminons avec précision nos besoins et nous vous recontactons.
Nous ne sommes pas assez costaauds en informatique .J’ai cependant avec beaucoup de mal pu créer un logiciel de commissionnement qu’il faudra sans doute modifier car là aussi cest long!
Nous somme en région nantaise.
cordialement

Message du 07/08/17 04:01
De : "Pascal COQUIL"
A : jansoy@orange.fr
Copie à :
Objet : [Forum Formule Excel] Reporting d’activité

sweader

août 7

Bonjour,
Après une lecture attentive de votre expression de besoins et mon activité professionnelle, il apparaît clairement que EXCEL, pourrait parfaitement solutionner votre problématique. Toutefois, j’attire votre attention sur le fait qu’il vous faudra acquérir de nombreuses connaissances et le chemin sera très très long et fastidieux … car il vous faudra apprendre a maîtriser le VBA, programmer toutes sortes de ressources (des formulaires, à la gestion de données, … jusqu’aux TCD)…

A cœur vaillant, rien d’impossible …
Personnellement, travaillant dans le FACILITY Management, je développe fréquemment des applications “métiers” ou de petits programmes spécifiques qui gèrent, traitent les nombreuses données “contractuelles” ou d’activités spécifiques (applications utilisées par mes collaborateurs) … Bien souvent, en rapport IN FINE, avec la capacité à analyser ces dernières au format de REPORTING, soit à destination des Clients, soit a des fins d’exploitation …
Donc, c’est avec certitude que je peux vous affirmer que EXCEL répondrai à vos besoins, mais pas dans sa forme utilisée par le QUIDAM …
L’idée émise par vos soins de faire appels à un ou des développeurs “professionnels” semble être une piste EFFICACE et PRAGMATIQUE. J’attire toutefois votre attention, qu’ils leur faudra une définition de vos besoins très précise …et qui vous demandera un investissement temporel d’importance …
Qui plus est, cette solution sera onéreuse et je pense, hors budget “raisonnable”, si les coûts de développement / programmation ne sont pas supportés par votre entreprise …en clair, si l’outil que vous imaginé est de votre initiative personnelle et sur vos deniers, tout aussi personnels, la solution de développement “externe” ne sera pas bon marché …
Maintenant passons aux bonnes nouvelles, on pourrait “imaginer” une application sous excel qui réaliserai les choses suivantes :

Saisie par vos soins dans un formulaire adapté, avec menus déroulants pour les informations redondantes des prospects et informations AD HOC à transmettre pour la semaine en cours, données à définir avec vous …
Possibilité d’affecter à un conseiller tel ou tel prospects de cette nouvelle liste, avec une saisie des recommandations que vous pourriez faire et agrémenter sous l’aspect managériales ou “ficelles” du métier …
Quelques formulaires et une mini base de données, que vous aurez alimentée préalablement sur vos conseillers, à minima, Noms, Prénoms, adresse mails, Téléphone, etc …
Votre liste de prospects pour la semaine ex : N° 31, une fois saisie et affectés à vos conseillers dans l’applications, pourrait être communiquée par mail, de façon distincte et séparée, DIRECTEMENT depuis l’application EXCEL à vos conseillers … sous un format de fichier.
A l’autre bout, chaque conseillé dispose d’une petite appli excel, qui leur permet d’importer les prospects et informations reçues par mail, sur les bases de votre trame proposée, par exemple …
A partir de là, vos conseillers “Oeuvrent”, remplissent votre trame par des formulaires pour uniformiser les données et surtout leur simplifier le JOB, on leur fait apparaitre un tableau de suivi et différents indicateurs … Bref de quoi, assurer la tracabilité des opérations, tant pour vous, que pour eux …
Depuis ce petit soft chez les conseillers, une petite fonction qui leur permet d’extraire un fichier “formaté” retracant leurs activités auprès des prospects et qui renvoi par mail, sur votre boite ou autre, les données … de tous les conseillers, et ce, selon votre planning ou quand ils veulent …
Une fois cela fait, aux fréquences que vous le souhaiter, on effectue la manipulation inverse, sur votre poste et au travers de l’appli, vous importez les données de suivi de vos conseillers …
Une fois importé, on effectue toutes les analyses que vous souhaitez, en programmant le tout soit par Tableau Croisé Dynamique, Formulaires, Bref … Selon besoins, avec les indicateurs que vous voulez ou avez besoin …
Les données importées, se cumulent de semaine en semaine, il existerait, bien evidemment, un tableau de bord et de suivi des données, ainsi que de la tracabilité des envois de vos conseillers. On peut, même imaginer, solutions d’envois de mails automatique a vos conseillers, en cas de non réception dans les délais …
Il va de soi, qu’une part importante aux traitements des données, valorisation et interprétation de ces dernières, au format Reporting d’exploitation ou de communication, sera a prévoir …

Voilà, comment je pourrai imaginer ce que votre application ferait … et vous confirme que tout cela est possible par EXCEL … mais bon, il y a un peu de boulot …même, si comme dans mon cas et celui de TOUS les passionnés présents sur ce forum (et ailleurs), nous disposons, à peu ou prou, de tous les modules “pré-programmés”, il suffirait de les “assembler” et adapter “finement” a vos besoins …
Alors, oui, c’est possible, mais il nous faudrait travailler en mode projet, avec VOUS afin de surtout, définir et mettre en oeuvre vos besoins précis tels que les données ou indicateurs de performances exacts … que vous inscririez dans vos formulaires, par exemple …
Je vous joins ci-dessous, mon adresse mail, pour toutes communications … autre que ce forum … des solutions existent, contactez moi !!!
Cordialement.
Pascal