Ajouter macro fichier gestion heures, absences et compta analytique

Bonjour à tous,

Je suis nouvelle et c’est le premier sujet que je poste sur ce forum donc si je commets des erreurs, il ne faut surtout pas vous gêner pour me corriger :wink:

J’ai préparé deux fichiers (au final il n’en restera mais c’est pour proposer 2 alternatives dans ma demande) dans lequel je souhaite centraliser la gestion des heures, le planning mensuel (individuel et équipes), les demandes d’absences ainsi que la ventilation analytique du temps de travail sur les centres analytiques si possible avec un accès par salarié par mdp qui n’est accès qu’au formulaire, le planning de l’équipe et son planning individuel à signer chaque mois pour archivage.

L’idée serait que le salarié saisisse ces heures de travail à la semaine via un formulaire, il choisit via une liste déroulante le motif de saisie (temps de travail, CP, Récupération, Maladie…) si temps de travail alors il note les heures effectuées chaque jour et ventile son temps sur un ou plusieurs centre(s) d’analyse(s) (ex 7h travaillées à ventiler sur 3 centres d’analyses CA-01 4h, CA-10 2h et CA-25 1h).
Nous avons 3 types de personnel dont 2 avec une gestion des récupérations en heures et 1 avec gestion des récupérations à la journée

  • les techniciens de maintenances travaillant du lundi au vendredi avec un contrat à 35h/hebdomadaires (7h/jour) et ont des astreintes (bouton à cocher pour ajouter ces heures séparément), il faut donc calculer le temps de travail (T) hebdomadaire si T>35 alors cellule H. Sup si <35 alors H. récup prises dans solde mois précédent, et les astreintes séparément (peuvent être amenés à travailler le samedi et/ou dimanche)
  • les tuyauteurs travaillant du lundi au jeudi avec un contrat à 35h/hebdomadaires (8,75h/jour) n’ont pas d’astreintes mais panier repas chaque jour travaillé et si grand déplacement pas de panier repas mais un grand déplacement il faut égaleemnt calculer le temps de travail (T) hebdomadaire si T>35 alors cellule H. Sup si <35 alors H. récup prises dans solde mois précédent
  • les chefs de projet ayant 1 jour de récupération par mois travaillés (soit 12 max par an)

Je souhaiterais également qu’il puisse faire leur demande d’absence depuis un bouton de commande (saisie du type d’absences; date début, date de fin et génération de la demande sous word pour validation RH)

Je souhaiterait exploiter ces données compilées pour la compta analytique.

Afin d’expliquer un peu ce que je souhaite sous l’onglet 1 « planning équipe janvier », j’ai notifié comment je souhaiterais que les données enregistrées par les salariés apparaissent sur le planning

Sous l’onglet Récap saisie viendrait se compiler les saisies des salariés et me servirait pour l’onglet Ventilation analytique à l’aide d’un TCD

Il y a quelques ébauches afin d’essayer de vous faire comprendre ce que j’ai dans la tête, ce qui n’est pas simple à coucher sur le papier.

Je vous prie de m’excuser pour le roman mais j’essaie d’être précise dans mes explications pour ne pas abuser du temps des personnes qui viendront m’aider.

Je vous remercie de m’avoir lu et j’espère trouver un(e) AS des macros.

Je viens de lire des sujets et sur un, il est demandé de préciser si nous avons déjà fait une demande sur un autre forum. J’ai fait une demande il y a 15 jours sur forum excel sans réponses, une personne du forum m’ayant déjà aidé m’a informé que sur ce forum j’aurais plus de chance de trouver une réponse.

Bonne soirée

Suivi heures maintenance.xlsm (142,0 Ko) Gestion heures personnel.xlsm (172,0 Ko)

Bonjour

Projet d’envergure qui à sa lecture invite à passer son chemin hélas
Réaction très humaine car trop dense à appréhender
J’ai pris mon courage à 2 mains pour malgré tout m’y intéresser mais beaucoup ont du se résigner devant l’ampleur je suppose
Si tu veux capter l’attention d’un maximum d’intervenant à la première approche sois le plus synthétique possible avec le moins de détails il sera toujours temps de les exposer par la suite sinon la peur nous envahi !!!

Un récap de ton projet suffit avec dans un premier temps une première approche à mettre en place déjà pour rentrer dans le bain
Par exemple juste ceci :

« un accès par salarié par mdp qui n’est accès qu’au formulaire, le planning de l’équipe et son planning individuel à signer chaque mois pour archivage. »

C’est déjà un premier contact à concrétiser que j’ai réalisé sur un des 2 fichiers ci-joint

On le mets au point avant d’aborder une autre étape

Paris ne s’est pas fait en un jour donc pédale douce et ton projet finira par voir le jour

Fais déjà des essais avec les mots de passe

A l’ouverture seule l’onglet « Formulaire » est présent
une boite de dialogue demande le nom puis une 2° le mot de passe en correspondance

J’ai intégré ces données dans l’onglet « Paramètres » colonne « O » « P »

pour le besoin j’ai listé colonne O :

Nom 1
Nom 2
Nom 3

avec respectivement les mot de passe colonne P :

toto1
toto2
toto3

Ainsi tu tapes dans la première boite de dialogue le nom « Nom 1 » (avec un espace entre Nom et 1)
Dans la 2° boite de dialogue le mot de passe correspondant soit « toto1 » (sans espace)

ainsi en plus de l’onglet « Formulaire » s’affiche les onglets que j’ai créés « Nom 1 » et « Equipe »
Les autres restes invisibles et non démasquables

si tu souhaites accéder à tous les onglets tu cliques sur le bouton en bas de l’onglet « Formulaires » « Onglets »
à l’invite de la saisie du mot de passe tu tapes « toto » (mot de passe intégré dans l’onglet « Paramètres » en Q2)

tous ces mots de passe onglets « Paramètre » sont à ta main mais attention de bien les mémoriser car à l’ouverture du fichier pas le droit à l’erreur ou à un oubli car c’est la fermeture de celui-ci qui en résultera

Fais des essais et donnes moi tes remarques pour une amélioration éventuelle

Gestion heures personnel.xlsm (189,2 Ko)

Bonjour FFO,

Je te remercie pour ta réponse et ton courage.
Je ne pensais pas provoquer ce genre de réaction, je voulais être le plus précise possible afin de ne pas paraître pénible pour la ou les personnes qui m’aideront à toujours demander plus à chaque message.
Je viens de tester votre fichier avec les mots de passe c’est parfait juste ce que je voulais.
Je me pose la question sur le poids du fichiers compte tenu du nombre d’onglet ne risque-t-il pas d’être trop volumineux (un onglet par salarié environ 30 salariés) plus les onglets paramètres, formulaire, récap, salariés.
Quelle serait la prochaine étape que vous vouliez aborder, l’enregistrement des données du formulaire ?
Je vous remercie

Pour accrocher un lecteur il faut lui donner envie d’être lu
Or plus la composition est copieuse moins ce désir s’exprime
Non crois en mon expérience rien ne vaut dans ce domaine la concision
Une vue synthétique du projet avec tes documents et tes attentes globales pour amorcer la collaboration
puis pas à pas étape par étape avec à chacune effectivement toutes leurs précisions nécessaire étayées de quelques exemples avec la situation initiale et celle à obtenir

Je suis d’ailleurs agréablement surpris d’avoir répondu à ton attente pour les mots de passe
Merci de ton retour sur ce sujet

Nous pourrions aborder les données du formulaire
Quelles sont elles où se situent elles comment les utiliser et pour obtenir d’elles quelle résultat

Un ou deux exemples ce serait idéale

Merci pour toutes les précisions les concernant (contexte, action, obtention)

Concernant le volume du fichier celui-ci est surtout tributaire de l’ampleur des données de l’ensemble et des mises en forme très gourmandes en ce domaine
Le nombre d’onglets notamment si ils sont peu remplis est marginal
L’avenir nous le dira

Pour la 2nde étape

Les données du formulaires sont

  • le nom prénom du salarié (si accès par mdp la liste déroulant n’a plus lieu d’être il me semble)
  • le poste occupé (H7) et le temps journalier en fonction du poste (J7) obtenus par des recherchev
  • Semaine de saisie (D9) du lundi au vendredi (ici liste déroulante avec chaque lundi) permet d’afficher le jour de D11 à J11 idem avec la date de D12 à J12
  • Type Ligne 13 permet d’indiquer s’il s’agit :
    • Temps de travail alors noter le nombre d’heures effectuées
    • Pour les absences indiquer le motif (congés payés, récup, congés maternité, naissance, paternité ou maladie…)
      Ceci pour que le planning de suivi équipe soit complet et visible du chef d’équipe et des salariés
  • Code correspond à l’abréviation (CP, R, CM, CN, PA, M…) des types ci-dessus (ligne à masquer)
  • Temps de travail ligne 15 saisie par le salarié, la somme de la semaine se calcul en D24
  • Pour calcul H. SUP ou récup ligne16 (permet de noter la valeur du temps des jours pris en congés pour le calcul soit des heures sup (D25) ou heures de récup prises (D26)

Attention on verra par la suite pour le code analytique à traiter dans un second temps.

Si le salarié est un tuyauteur, il faut alors compter 1 panier repas ligne 20 par jour travaillé, si le salarié a été en déplacement on ne compte pas 1 PR mais un grand déplacement GD (le salarié note alors oui et en-dessous son justificatif de dép) les sommes de la semaine se trouvent en H24 et H25.

Il faudrait que ces données soit copier coller dans un onglet de compilation des données sous un ou plusieurs tableaux à voir si possible avec maccro

Et ensuite porter sous un planning équipe et individuel
image

Une première approche ci-après

  • le nom prénom du salarié (si accès par mdp la liste déroulant n’a plus lieu d’être il me semble)
  • le poste occupé (H7) et le temps journalier en fonction du poste (J7) obtenus par des recherchev

Mise en place par le traitement après la saisie du nom et du mot de passe des données de ces 2 items
J’ai supprimé en conséquence la liste déroulante de la cellule D7

« Semaine de saisie (D9) du lundi au vendredi (ici liste déroulante avec chaque lundi) »

Alimentation de la liste déroulante D9 par mise à jour des données correspondantes onglet « Paramètres » colonne N
La liste déroulante pointe sur cette colonne qui est actualisée aussi après la saisie du nom et du mot de passe

Pour la suite je ne comprends ce que tu attends de moi car les listes déroulantes sont en place et leur utilisation est à la main des intervenants

Merci donc de m’indiquer ce tu souhaites

Déjà testes mes premières évolutions

Gestion heures personnel.xlsm (193,0 Ko)

Je n’arrive pas à valider la saisie j’ai ce message qui apparaît
image

Et sur le code ceci
image

Que dois-je faire ?

Je ne suis intervenu sur ce bouton
Visiblement le code derrière celui-ci cherche à ouvrir un userform « SaisiePlanning »
Il ne doit plus exister je suppose
Il faudrait que j analyse mais mon PC est maintenant éteint
Je regarde demain
Pour l instant je me suis cantonné à ton onglet « Formulaire » donc je n ai pas regardé les boutons
Tu peux inhiber la ligne en mettant une petite côte devant (’)
Mais cela risque d empêcher la suite du traitement et donc l enregistrement
Essais mais demain je regarde
Dis moi parcontre ce que devais faire ce bouton pour m’aiguiller

Le bouton sert à valider la saisie du salarié en copiant collant les informations (nom prénom, date, type, code, temps journalier, code analytique, temps par code analytique, panier repas, grand déplacement, temps total semaine, heures supplémentaires, heure recup prises) dans le(s) tableau(x) de l’onglet « Recap Saisie ».

Je n’ai pas accès au PC mon fils en a besoin, je te le renverrais demain avec les données notées sur le formulaire et où je souhaite quelles aillent se copier-coller.

Merci pour ton aide et bonne soirée

Merci à demain
On reverra tout cela pour que tout fonctionne
Pas de cauchemar cette nuit !!!

Bonjour FFO,

J’ai ajouté des formules et recherche afin de pouvoir calculer les h. sup, les h. récup prises, les paniers repas, les grands déplacements, les astreintes.

J’ai essayé d’enregistrer 2 macros pour copier-coller le formulaire dans le récap, elles fonctionnent à peu près mais écrase la saisie précédente il faudrait que cela passe à la ligne suivante.

Copier_coller_données_formulaire() copier-coller en colonne

Copier_coller_formulaire_jour() copier-coller en ligne

Après je pense que pour l’utilisation future, il vaut mieux utiliser le copier-coller en ligne plutôt qu’en colonne. Qu’en pensez-vous?Gestion heures personnel (2).xlsm (182,6 Ko)

Bonjour
J’espère que ta nuit fut bonne
ci-joint une nouvelle version avec le bouton « Valider » opérationnel
celui-ci alimente sur la première ligne libre onglet « Récap saisie » les colonne A à L
Pour les colonne qui suivent N à Q il me faut des précisions quant aux données à récupérer
Je n’arrive pas à faire le lien avec l’onglet « Formulaire »
Une côche est bien à effectuer pour le Code Analytique (CA) mais comment fait on le lien avec le tableau de droite qui en établit toute la liste pour cibler le bon code ???
Pour la Date colonne N et le Temps colonne Q où sont ces données dans cet onglet

Merci pour ces précisions

Ci-joint déjà ton fichier avec les évolutions que j’ai pu traitées

Testes et dis moi

Gestion heures personnel.xlsm (194,7 Ko)

Je ne comprends pas ton onglet « Récap saisie »
Il y a dans ta copie et ta version transmise 2 séries de données l’une en dessous de l’autre ???
C’est très difficilement gérable
Il faut mettre ces 2 tableaux de données l’un après l’autre et non l’un en dessous de l’autre

Autrement dur dur de gérer un historique à insérer des lignes pour la première et d’utiliser les lignes libres en fin pour la deuxième

Pas simple du tout

Mets ta première série sur les premières colonnes et en suivant la deuxième série sur les colonnes d’après c’est le mieux

Je traite tout par procédure inutile de mettre des formules juste à connaitre la source et la cible

De la colonne C à la colonne J je pensais que tu intégrais les dates de chaque jour de la semaine du lundi au dimanche
Or je constate avec ta copie d’écran que tu mets dans ces cellules des temps pour chaque jour
J’ai donc rectifié le traitement du bouton dans ce sens
Mais avant de te transmettre une nouvelle proposition il faut réorganiser tes données tel que je te le suggère

Dans l’attente de ta réponse

Pour les 2 tableaux c’est une illustration de ce je souhaite soit l’un ou l’autre peu m’importe.

Je te proposais 2 formats car n’étant pas compétente en macro, je ne sais lequel sera le mieux pour ensuite reprendre ces données et les intégrer dans les calendriers individuels et équipe (planning mensuel et/ou annuel). Je pense que l’intégration en ligne sera la plus simple pour importer ces données ainsi
image

Je pense que celui qu’il y avait en place que j’ai commencé à traiter est parfait juste à connaitre la source et la cible de chaque donnée

A toi de me dire ce qu’il te semble le plus pratique à gérer du moment que chaque donnée est sur la même ligne leur ordre peu importe

Donc transmet moi une version avec la structure de l’onglet « Récap saisie » dans cet esprit de me donner les tenants et aboutissants de chaque donnée je me charge de mettre en place le traitement approprié pour les alimenter et ce derrière le bouton « Valider »

Je viens d’essayer ton fichier dans le récap les données que je souhaite obtenir sont le temps journalier pas la date c’est pour cela que je ne suis pas sûre que ce soit le meilleur des récap.

En ce qui concerne la case cochée pour le code analytique, je ne suis pas sûre que ce soit cela qu’il faut mettre. Le but est le suivant, lorsque le temps travail est saisi (ex 7h), il faut que l’intégralité de ce temps soit ventilé sur les différents centres analytiques (projet ou chantier)
Ex : NOM 1 Prénom travaille le 02/02/2021 7h, il passe 3h sur le projet CA-01, 2h sur le projet CA-05, 1h sur le projet CA-40 et 1 h sur le projet CA-42.
Dans mon idée soit par la case à cocher (car tous les salariés n’auront pas à saisir la ventilation de leur dans les centres analytiques car il existe un logiciel de gestions des interventions qui le permet) ou par un autre moyen, il faudrait l’apparition d’un userform où le salarié puisse renseigner sous une forme de ce style
image
tant que l’intégralité du temps de la journée n’est pas ventilé une nouvelle ligne apparaît
Ces données doivent être copier-coller dans le tableau pour la ventilation analytique (colonne N à Q)
image
De ce récap, je veux pouvoir exploiter des TCD de ce style


Je partirais d’un tableau où je porterais chaque mois le montant de chaque salaire chargés (salaire, charges patronales, note de frais, panier repas, gd déplacement) et permettra de connaître le coût de chaque projet.

Récap saisie : copier soit le temps travaillé ou si jour non travaillé noter alors le code d’absence (CP, R, CN, CM, PA, JE, M)

J’ai ajouté des lignes afin que le formulaire soit complet que l’ensemble des données nécessaires aux calculs des H. sup et H. prises soient présentes. Du coup, le bouton valider ne va plus fonctionner étant donné que j’ai ajouté des lignes.

Étant donné que tu m’as demandé d’y aller étape par étape, je suis un peu perdue j’ai l’impression de donner ou trop d’informations ou pas assez et te faire perdre ton temps.Gestion heures personnel (3).xlsm (180,0 Ko)

Pour moi c’est trop compliqué
Je ne suis pas dans ta sphère professionnelle donc ce qui est limpide pout toi est de l’hébreux pour moi
Il faut rester basique et ne pas se perdre dans des explications que je ne peux suivre je ne suis pas du métier
Donc tu composes ton onglet « Récap saisie » et à chaque cellules tu me donnes la source de la donnée à mettre se trouvant onglet « Formulaire » ou autres (cellule et nom d’onglet)
Il faut en rester à ces indications qui sont les seules accessibles pour moi
car j’ai le tournis en te lisant
Pour les données qui restent tributaires de la saisie pour être déterminées il faut pour chacune d’elle avec exemple à l’ appui m’en donner tout le contour détaillé comme ceci :

pour les jours de la semaine colonne C à I prendre le temps ligne 15 onglet « Formulaire » si le Code ligne 14 est « T » sinon mettre le Code ligne 14

Ainsi j’ai l’attendu à coder pour ces données de la colonne C à I

C’est ce que moi j’attend comme information rien d’autre

« Dans mon idée soit par la case à cocher (car tous les salariés n’auront pas à saisir la ventilation de leur dans les centres analytiques car il existe un logiciel de gestions des interventions qui le permet) ou par un autre moyen, il faudrait l’apparition d’un userform où le salarié puisse renseigner sous une forme de ce style »

Je peux sans difficulté à l’activation du bouton « Valider » si une case Code analytique (CA) est côché (une seule case) déclencher un formulaire pour sa saisie
Mais leur restitution sur plusieurs lignes alors que les autres données ne le sont que sur une va créer un déphasage qu’il faudra géré
A moins de répéter à l’identique celles-ci ou tout au moins le nom colonne A
Maintenant je ne vois pas dans l’onglet « Récap saisie » les colonnes de ta 1° copie d’écran

Code anayltique
Temps passé
Temps journalier restant à ventiler

« tant que l’intégralité du temps de la journée n’est pas ventilé une nouvelle ligne apparaît »

mais encore ???

« Ces données doivent être copier-coller dans le tableau pour la ventilation analytique (colonne N à Q) »

je n’ai pas ce type données dans ces colonnes !!!

Beaucoup de question et d’incompréhension à lever

Compose d’abord ton onglet « Récap saisie » puis travaillons donnée par donnée c’est le meilleur gage de la réussite d’un échange fructueux entre nous

Ok merci pour ton retour, je te prie de m’excuser pour l’indigestion.

Je viens de refaire le fichier en notant dans chaque cellule ce que je souhaite que tu copies
J’ai créé le userform « ventilation analytique » (ouverture par la case à cocher)
image
NOM Prénom (reprendre la cellule D7 du formulaire)
Date (reprendre la date correspondante selon si case cochée onglet « formulaire » cellule D22 alors prendre date D12 formulaire) si E22 alors date E12
Temps total (reprendre le temps correspondant selon si case cochée onglet « formulaire » cellule D22 alors prendre temps D15 formulaire) si E22 alors temps E15

Saisies libres sous

  • code anayltique (format texte)
  • temps passé (format [h]:mm)
    Copier-coller sous « récap saisie » les informations du userform « ventilation analytique »
    image

Gestion heures personnel (3).xlsm (184,8 Ko)

Bonsoir
C est parfait comme présentation et explications
Source des données et leur destination ni plus ni moins
Très limpide pour moi
Pas besoin de détails sur le côté fonctionnel de tel ou tel disposition car seuls les initiés peuvent aprehender et hélas je n en fais pas parti
Reste sur cette approche et plus d incompréhension entre nous à l horizon
Pour le userforme « Ventilation analytique » il est déjà en place dans ton fichier ?
Je ne l ai pas encore récupéré car à cette heure mon PC est éteint
Je te propose la nouvelle version sur la base de ce dernier fichier demain en cours de matinée ou en fin de soirée
Bonne soirée

Merci FFO pour la réponse.
On va réussir à se comprendre et je vais y aller étape par étape pour que ce soit plus simple.
Le userform « Ventilation analytique » est fait mais non codé car je suis incompétente en macro.

Je te remercie pour ta patience et te souhaite une bonne soirée